Как перестать работать за всех

Правильная постановка и четкий контроль задач — важное умение хорошего руководителя и обязательное условие безболезненного роста компании.
Если вы хотите, чтобы в вашей компании сотрудники работали четко, быстро выполняя поставленные задачи — стоит задуматься о воспитании такой культуры на раннем этапе развития бизнеса. Любые изменения, внедрение новых регламентов исполнения задач в уже работающей компании потребует серьезной перестройки бизнес-процессов, временных и финансовых затрат.
На самых ранних этапах существования бизнеса руководителю важно научиться трем вещам:

  1. Правильно ставить задачи
  2. Четко делегировать ответственность
  3. Разумно контролировать выполнение задач

Еще одно важное условие — правильно подобранные инструменты для автоматизации постановки и контроля задач.
Сервис «Битрикс24» проанализировал и обобщил опыт тысяч своих клиентов, автоматизировавших делегирование задач. В этой статье мы разберем основы правильной постановки и контроля задач и поделимся советами о том, как воспитать ответственных сотрудников.

Как только вы нанимаете сотрудников и передаете им часть дел, пора внедрять инструменты контроля и отчетности.

Контролировать 10-15 задач можно «вручную» — в блокноте, в электронной таблице. Но как только поток задач и делегированных обязанностей возрастет, «ручной» контроль займет все рабочее время руководителя, а значит, вся идея передачи части задач подчиненным теряет смысл.

Как не упустить время и начать внедрять в компании культуру постановки и контроля задач?

Постановка задач

Постановка конкретных задач — это формализованный подход, в котором неуместны просьбы, типа «Если будет время, займитесь задачей…» и распоряжения, вроде «К завтрашней встрече подготовьте мне текст анонса..». В первом случае размывается зона ответственности, теряется значимость и срочность задания. Во втором — есть риск потерять в качестве и содержании результата в угоду срочности и жесткости требования.

Правила постановки задач

  • Каждую задачу нужно фиксировать в таск-менеджере. Иначе о ней могут забыть, не выполнить в срок или сделать совсем не то, что было надо.
  • Опишите задачу, перечислите все условия, детали. Описывайте не процесс выполнения, а результат, которого вы ждете.
  • Большие задачи разбивайте на подзадачи, или добавляйте чек-лист тех действий, которые необходимо выполнить.
  • Установите сроки выполнения задачи. При необходимости укажите приоритет выполнения.
  • Приложите необходимые документы.
  • Выберите ответственных. При необходимости, подключите к задаче тех сотрудников, кому понадобится результат выполнения.


Контроль выполнения

Один из самых больших соблазнов начинающего руководителя — контролировать каждый шаг. Сверяться с тем, как подчиненные выполняют задачи, сравнивать, насколько лучше руководитель сделал бы это сам.

Глубокий контроль необходим:

  • в новых областях деятельности,
  • при поручении задач новым сотрудникам,
  • при работе с более ответственными клиентами.

Здесь руководитель может вмешаться, пересчитать, перепроверить, пересмотреть, лишний раз переспросить. В таких областях лучше не экспериментировать — риски слишком высоки.

Во всех остальных задачах можно постепенно передавать всю степень ответственности сотрудникам. Сложные задачи — хороший способ справиться со страхом делегирования и приучить сотрудников к самостоятельности.

Ослабляйте контроль постепенно

  • На первых порах руководитель контролирует все этапы какого-либо процесса.Например, этапы при коммерческой работе с клиентами: первая встреча, первый звонок, коммерческое предложение, техническое задание, договор, первая предоплата, первая сдача/приемка.
  • Если все задачи ставятся правильно, регулярно и четко, через некоторое время у сотрудников формируется стандарт работы, навыки исполнительной дисциплины.В этот момент можно снять некоторые точки контроля. Если технические процессы отлажены и работают, не стоит дергать подчиненных в этой точке.
  • Для того, чтобы грамотно распределять контроль, руководителю необходима прозрачная картина.Нужна информационная система с функциями постановки и контроля задач. Она обеспечивает прозрачность всех задач, всех исполнителей и собственных возможностей руководителя.


Делегирование ответственности

Постановка и контроль задач эффективны только тогда, когда руководитель может правильно делегировать ответственность.

Представьте, что вы даете задание экспедитору — отвезти груз по определенному адресу. Если водитель будет звонить вам с каждого перекрестка и спрашивать, куда ему повернуть — у вас проблема с делегированием. Задача экспедитора — не проехать определенным маршрутом, а доставить груз по указанному адресу. Эта схема работает и для любых других задач.

Если сотрудник формально принял задачу, это не значит, что он готов отвечать за результат. Есть несколько признаков, по которым легко определить проблемы с ответственностью. Как правило, сотрудники, не готовые взять на себя ответственность, задают много вопросов, пытаются перекинуть задачу на коллег, задерживают сроки выполнения.

Разберитесь в причинах затянутых сроков

  • Возможно, сотруднику не хватает знаний и опыта. Тогда нужно его обучить — подсказать, показать, проработать отдельные моменты на примерах.
  • Сотрудник боится неудачи, не мотивирован выполнять работу. В такой ситуации нужен индивидуальный подход — поддержка, уговоры, совместная работа.

В делегировании не менее важна и обратная связь от руководителя. Оставляйте свои замечания, не скупитесь на похвалу, если задача действительно выполнена хорошо. Вам важно понять, насколько сам сотрудник был доволен работой и результатом, готов ли он взять на себя следующую задачу.

Запомните: контролировать проще правильно поставленные задачи. Если задача сформулирована однозначно, результат по ней будет более предсказуем.

Инструменты постановки и контроля задач

После того, как вы выстроили культуру исполнительной дисциплины, научились формулировать задачи, делегировать ответственность и правильно контролировать выполнение, найдите подходящий инструмент для автоматизации этих процессов.
Если вы планируете раздавать задания регулярно и контролировать ход работ в любое время, вам понадобится таск-менеджер. Это должно быть удобное решение, в котором можно ставить задачу, описывать ее содержание и планируемые результаты.

Как это реализовано в Битрикс24

  • Поставить задачу сотруднику можно в течение 2 двух минут.Сформулируйте задание, укажите сроки выполнения и выберите ответственного. Если нужно — разбейте поручение на подзадачи или составьте чек-лист необходимых действий.
    Не забывайте о том, что все необходимые данные должны удобно прикрепляться к задаче. Также важно, чтобы вся история работ по задаче сохранялась в системе.
  • Таск-менеджер учитывает время выполнения задач, дает возможность обсуждения каждой задачи, комментирования, добавления участников, смены исполнителей.Например, в Битрикс24 легко уточнять и обсуждать сложные моменты в задаче. Комментирование доступно всем — постановщику, исполнителю и соисполнителям, а также наблюдателям. В наблюдатели можно выбрать тех сотрудников, кому важен результат выполнения задачи.
  • Как только задача поставлена, можно следить за ходом ее выполнения.Руководителю видна вся информация — взята ли задача в работу (для учета времени исполнения ответственный сотрудник должен указать, что начал выполнение), сколько времени осталось до окончания срока выполнения, есть ли сложности с работой.
    В Битрикс24 время, затраченное на выполнение задач, отображается в отчетах. Отчеты помогают оценить эффективность каждого сотрудника.

Правильно выбранный и вовремя внедренный инструмент для управления задачами и контролем их выполнения решит не только текущие проблемы компании, но и послужит основой и хорошим стимулом для будущего развития бизнеса.